Esercizio dei Diritti

Secondo la disposizione di cui all’articolo 12 GDPR, di apertura del Capo II, dedicato ai diritti degli interessati, il titolare del trattamento deve adottare misure appropriate per fornire all’interessato tutte le informazioni di cui agli articoli 13 e 14 (informative) e le comunicazioni di cui agli articoli da 15 a 22 (diritti degli interessati) e all’articolo 34 (comunicazioni relative a data breach) relative al trattamento in forma concisa, trasparente, intelligibile e facilmente accessibile, con un linguaggio semplice e chiaro, in particolare nel caso di informazioni destinate specificamente ai minori.

Il legislatore europeo consente che le informazioni siano fornite con diverse modalità:

• per iscritto,
• con mezzi elettronici,
• oralmente, in quest’ultimo caso solo su espressa richiesta dell’interessato e purché sia comprovata con altri mezzi l’identità dello stesso,
• con qualsiasi altro mezzo idoneo.

L’art. 12 prevede alcuni obblighi in capo al titolare del trattamento, quando è chiamato a rispondere alle richieste avanzate dagli interessati nell’esercizio dei diritti di cui agli artt. 15-22 GDPR.

In primo luogo, il titolare del trattamento deve fornire all’interessato le informazioni relative all’azione intrapresa riguardo a una richiesta ai sensi degli articoli da 15 a 22 senza ingiustificato ritardo e, comunque, al più tardi entro un mese dal ricevimento della richiesta stessa; tenuto conto delle complessità e del numero delle richieste il titolare del trattamento può, tuttavia, ottenere la proroga di ulteriori due mesi del termine iniziale di un mese, comunque, entro il termine iniziale di un mese il titolare del trattamento deve in ogni caso informare l’interessato della proroga e dei motivi del ritardo.

La richiesta deve essere preferibilmente soddisfatta con le stesse forme con cui è formulata, salvo diversa richiesta dell’interessato ritardo, ad esempio, se la richiesta è formulata con mezzi elettronici anche la risposta deve preferibilmente essere fornita con mezzi elettronici.

Infine, se non ottempera alla richiesta dell’interessato, il titolare del trattamento informa l’interessato senza ritardo, e al più tardi entro un mese dal ricevimento della richiesta, dei motivi dell’inottemperanza e della possibilità di proporre reclamo a un’autorità di controllo e di proporre ricorso giurisdizionale.

Il titolare del trattamento fornisce gratuitamente tutte le informazioni richieste all’interessato, con due eccezioni: quando le richieste dell’interessato risultano manifestamente infondate o eccessive, in particolare per il loro carattere ripetitivo.

In questi ultimi due casi il titolare del trattamento può:

1. a) addebitare un contributo spese ragionevole tenendo conto dei costi amministrativi sostenuti per fornire le informazioni o la comunicazione o intraprendere l’azione richiesta; oppure
2. b) rifiutare di soddisfare la richiesta.

Si noti, tuttavia, che incombe sul titolare del trattamento l’onere di dimostrare il carattere manifestamente infondato o eccessivo della richiesta.